「印象を下げない、案件の断り方は？」
フリーランスをしていると、クライアントとお互いに条件が合わなかったなどの理由で相手からのお断りではなく、こちらから依頼を断るというシチュエーションにも遭遇します。
しかし、断る際に言い方次第でトラブルになってしまうことも考えられるでしょう。
新規案件はもちろん、継続案件を断る場合は特に、「どう伝えれば角が立たないのか」「印象を悪くしないか」と悩む方も多いですよね。どうせならお互い気持ちよくやり取りしたいものです。
そこで今回は、フリーランス歴8年の筆者が印象が良くなる案件の断り方を、メールテンプレ付きで解説します。
フリーランス初心者の人も安心して使える内容になっていますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
そもそもどんな理由で断りたいの？
- 提示された条件（報酬・納期など）が合わない
- 何となく担当者と考え方が合わない
- 作業量が多く、現在の金額では継続が難しい
- 他の案件でスケジュールが埋まっている
- 自分の得意分野ではないと感じた
これらのような理由で、クライアントからの案件打診や継続打診を断ることもあるでしょう。案件を断りたい理由は、人それぞれ、そして案件ごとに異なります。
「せっかく声をかけてもらったのに断っていいのかな…」
「断ったらもう仕事をもらえなくなるのでは？」
と不安になりがちですが、無理をして受けた案件によって結果的に自分を苦しめてしまうことも少なくありません。
自分を守るために断ることも、フリーランスとして必要なスキルなのです。
とにかく丁寧に断ろう！
あなたは断った先を考えたことがありますか？
私たちフリーランスは断ったらそのクライアントとは縁がなかったと思ってしまいがちですが、その時の印象や断る理由によって、クライアントが「この案件なら対応できますか？」「条件を調整しましたが、もう一度お願いできますか？」と再度相談してくれることもあります。
実際に筆者もそんな経験がありますが、その度に断り方の重要性を考えさせられます。
そのため、断る＝関係を切るということではないと頭の片隅に置いておいてください。
関係を続けたいのであれば、断った影響は最小限に抑えるべきです。
理由は正直に言うべき？
案件を断るときに悩むポイントのひとつが「理由はどこまで正直に言うべきか？」という点ですよね。
金額などの条件面であれば正直に言って、交渉も行うことができますが、その他交渉の余地がない理由でのお断りはある程度やんわりと伝える必要があります。
正直に伝えて良いケース
- 金額が希望に合わない
- 納期が厳しい
- 作業範囲が想定以上に広い
これらは条件交渉が可能なため、「現状の条件では難しい」という形で正直に伝えて問題ありません。
やんわり伝えた方が良いケース
- 担当者と価値観が合わない
- 内容に違和感がある
- 直感的に不安を感じる
こうした理由をそのまま伝えてしまうと、相手を傷つけ、無用なトラブルにつながる可能性があります。
その場合は、「スケジュールの都合で」「現在の業務状況を踏まえると難しい」など、相手を否定しない表現に言い換えるのがおすすめです。
【テンプレあり】断りメールはこう書こう！
筆者は、断るときこそテキスト(メール)で伝えることをおすすめしています。文章であれば感情的になりにくく、相手も落ち着いて読めるからです。
相手との関係性によっては電話でもありなので、そこは上手く調整しましょう。
まず、断り方の基本としては次のような構成がおすすめです。
基本構成
- 依頼への感謝
- 検討したことを伝える
- お断りの理由（角が立たないことを徹底的に意識）
- お詫び＋今後につながる一言
では、以下におすすめのテンプレを紹介します。
簡単なテンプレなので自分なりに交渉の余地を入れてみたり、代替えの提案をしてみたりと編集してくださいね。※なお、テンプレはAIを利用して作成しました。
テンプレ①：条件が合わない場合
この度はお声がけいただき、誠にありがとうございます。
大変ありがたく内容を拝見し、検討させていただきました。
誠に申し訳ありませんが、現状の条件では
十分なクオリティでの対応が難しいと判断し、
今回は辞退させていただければと存じます。
ご期待に沿えず心苦しいのですが、
また条件等が調整可能な場合には、
ぜひ一度ご相談いただけますと幸いです。
何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
テンプレ②：スケジュールが理由の場合
この度はお声がけいただき、ありがとうございます。
内容を確認させていただきましたが、
現在他案件の対応が立て込んでおり、
ご希望のスケジュールでの対応が難しい状況です。
せっかくご連絡いただいたにも関わらず、
今回はお力になれず申し訳ありません。
また機会がございましたら、
ぜひお声がけいただけますと幸いです。
テンプレ③：継続案件を断る場合
いつもお世話になっております。
ご相談いただいた件につきまして、
今後の稼働状況を含めて検討いたしましたが、
現状の体制では継続対応が難しいと判断いたしました。
これまでご一緒させていただき、誠にありがとうございました。
心より感謝申し上げます。
また別の形でお力になれることがございましたら、
ぜひお声がけください。
これは避けたい！やってはいけないNGな断り方
やってはいけない断り方についても、触れておきましょう。
次の内容は、フリーランスとして基本です。誠実にクライアントに向き合ってこそ、仕事がつながるので、しっかり覚えておいてください。
「今回は辞退します」と理由を書かずに一言だけ断る
このような文面は、冷たい印象を与えやすく、
雑な人、感じが悪いという評価につながる可能性があります。
「そのやり方では難しいです」と相手を否定する表現を使う
事実であっても、ストレートすぎる表現はトラブルの元です。
あくまで自分の状況を主語にしましょう。
返事を先延ばしにして自然消滅
返信をせずにフェードアウトしてしまうのは、最も印象が悪い対応のひとつです。
「断るのが気まずい」という気持ちは分かりますが、無視は信頼を大きく損ないます。
本日の結論(まとめ)
「ご縁は断ってもつながる！だから、丁寧な断り方が理想！」
案件を断る場面は、フリーランスを続けていれば誰しもが経験する、避けては通れないシチュエーションです。
大切なのは、相手への感謝を忘れず、誠実に伝えること。
これを意識することで、クライアントとの関係を良好に保ち、次につながる余白を残しましょう。見積もりや営業と同じく、断り方もビジネスにおける“コミュニケーションスキルのひとつ”です。
案件を断ることは、「逃げ」でも「甘え」でもありません。無理をして案件を受けても自分にもクライアントにも良いことはひとつもないでしょう。自分の時間・スキル・価値をどう使うかという一種の選択なだけです。
是非あなたも、次につながる断り方でしっかり道を開拓していきましょう。
